Aujourd’hui, les entreprises investissent largement dans l’installation de solutions d’archivage numérique. Ces logiciels leur permettent d’exploiter au mieux les documents utilisés dans le cadre des activités de la société, tout en réduisant le temps passé aux processus de production et de commercialisation. Quelles sont les similitudes et différences des applications GED et SAE employées dans le cadre de l’archivage numérique ?
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La dématérialisation dans les entreprises : un besoin en constante augmentation
Du fait du tournant numérique qu’a pris le monde de l’entreprise, les temps de conception, fabrication et commercialisation se sont considérablement amoindris. De fait, cela permet aux professionnels de libérer davantage de temps aux tâches à forte valeur ajoutée.
Cependant afin de rester concurrentiel, il est impératif de terminer premier dans la course au temps en plus de proposer le meilleur rapport qualité-prix. C’est pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions d’archivage numérique. Le plus souvent, elles ignorent néanmoins les spécificités nécessaires pour répondre aux besoins de leurs collaborateurs et faciliter le travail de ces derniers.
En effet, il existe différentes sous-catégories de logiciels dont la vocation finale diverge. Les principales sont la GED (Gestion Electronique de Documents) et le SAE (Système d’Archivage Electronique).
Gestion de documents, système d’archivage : comment les distinguer ?
Bien qu’ils traitent tous deux les documents officiels des sociétés, les logiciels de SAE et de GED n’ont pas la même finalité. Aussi il est important de préciser les caractéristiques de chaque solution afin de permettre aux entreprises de s’orienter vers le choix le plus adapté.
Gain de temps et de place pour le SAE
Le SAE, système d’archivage électronique, est un outil spécifiquement conçu pour offrir aux entreprises un espace de stockage numérique dédié pour l’ensemble des documents officiels liés à leur activité.
De cette manière, le SAE permet aux sociétés de dégager un espace considérable dans leurs locaux du fait de la dématérialisation des documents divers, contrats, devis ou factures auparavant imprimés. Également, la mise en place d’un système d’archivage numérique garantit la confidentialité, la pérennité, et l’intégrité de l’ensemble des documents ainsi entreposés.
L’objectif d’une solution de SAE est de disposer d’archives dont la validité est officiellement reconnue.
Facilitation du workflow avec la GED
La GED, gestion électronique de documents, a pour sa part vocation à faciliter le partage et la modification de documents au sein de l’entreprise et entre les différents acteurs d’un projet. Une solution de GED permet également de disposer de plusieurs versions d’un document, voire d’intégrer et gérer des règles de conservation.
L’objectif d’un logiciel de gestion électronique de documents est de simplifier le workflow de des documents de travail d’une entreprise en proposant des modèles prêts à l’emploi et en classant les différentes versions de documents. Contrairement au logiciel de SAE, la solution GED n’est soumise à aucune réglementation.